Fallstudie · Betrieb

Wie SmartCircle Finanz sein Backoffice mit Modus skaliert

Eine Fallstudie mit SmartCircle Finanz aus Bielefeld.

1,5 Std.

weniger Admin pro Tag

30 %

schnellere Bearbeitung von Vorgängen

20 %

mehr Zeit für Beratung

Branche

Versicherungsmakler

Standort

Bielefeld

Im Einsatz

Modus, das KI-native Betriebssystem

SmartCircle Finanz wuchs schneller als das Backoffice

SmartCircle Finanz hat seinen Sitz in Bielefeld. Mit dem Wachstum stieg die operative Last im Backoffice deutlich.

Das Wachstum war nie das Problem. Die operative Last dahinter schon. Mit dem Wachstum kamen die typischen Schmerzen:

steigende Serviceanfragen

fragmentierte Tools

manuelle Nachbearbeitung

wachsender Druck auf SLAs und Kundenzufriedenheit

75 %

der Arbeitszeit floss in Administration, nicht in Beratung oder Vertrieb.

Jede Nachricht durchlief denselben manuellen Ablauf

Pro Mitarbeiter gingen wöchentlich rund 200 eingehende E-Mails und 35 ausgehende Nachrichten ein. Oft mit Policen, Schadenunterlagen oder Rückfragen von Versicherern.

Lesen

→

Verstehen

→

Zuordnen

→

ins MVP

→

Dokumentieren

Wachstum, mehr Admin, mehr Personal

Mehr Wachstum bedeutete automatisch mehr administrative Arbeit. Jede Aufgabe war unverzichtbar, schuf aber keine direkte Wertschöpfung und band Kapazität, die für Beratung und Vertrieb fehlte. SmartCircle Finanz stieß an eine klare Grenze.

Also setzte SmartCircle Finanz an der Wurzel an: drei strukturelle Hebel

SmartCircle Finanz stellte auf ein KI-natives Betriebssystem um: Modus. Die operative Steuerung bleibt vollständig beim Makler. Die KI trifft keine Entscheidungen. Sie strukturiert Informationen, bereitet Prozesse vor und unterstützt transparent und nachvollziehbar.

Universale Inbox

Alle eingehenden Informationen, ob E-Mails, Dokumente, WhatsApp-Nachrichten, Telefonnotizen, interne Chats oder Daten aus MVP, CRM und To-Do-Manager, laufen zentral zusammen, werden automatisch verstanden und in konkrete Aufgaben überführt. Policen, Schadenmeldungen oder Rückfragen landen direkt im richtigen Vorgang und im passenden Kundenkontext.

1 Std. weniger Backoffice pro Tag

Keine Prozessbrüche

Früher: E-Mail öffnen, Infos übertragen, ins MVP wechseln, Daten doppelt erfassen. Heute sind E-Mail, MVP und Plattform vollständig synchronisiert. Kein Systemwechsel, keine doppelte Datenerfassung, kein Informationsverlust. So entsteht ein durchgängiger Workflow.

Ein durchgängiger Workflow statt Systemwechsel

KI-gestützte Automatisierung

Automatisch generierte E-Mail-Entwürfe, intelligente Wiedervorlagen, kontextbasierte Erinnerungen, Vorprüfung von Dokumenten und die automatische Erstellung von Vorgängen und Aufgaben auf Basis erkannter Inhalte. Eingehende E-Mails werden direkt dem richtigen Kunden zugeordnet und als strukturierter Vorgang angelegt.

8 Min. weniger pro E-Mail, 6 Std. pro Monat

Ein echter Vorgang, Schritt für Schritt

Beispiel Adressänderung. Ein Vorgang, der in jedem Maklerbüro täglich anfällt und zeigt, was sich im Alltag konkret ändert.

Eingang · Kunden-E-Mail

„Guten Tag, wir sind umgezogen. Bitte aktualisieren Sie unsere Anschrift für alle laufenden Verträge. Neue Adresse: Musterstraße 12, 10115 Berlin."

Klassisch · vorher

10 bis 25 Min.

Mail lesen, Kunde im MVP suchen, betroffene Verträge heraussuchen, Anschrift in jedem Vertrag ändern, Bestätigung schreiben, Vorgang dokumentieren.

Mit Modus · heute

1 bis 2 Min.

Modus erkennt den Vorgangstyp Adressänderung und ordnet die Mail automatisch dem richtigen Kunden und seinen Verträgen zu.

Es legt einen strukturierten Vorgang mit Aufgabe, Zuständigkeit und Priorität an.

Es erstellt einen Antwortentwurf mit der neuen Anschrift. Der Mitarbeiter prüft und sendet.

Früher ging bei uns der halbe Vormittag dafür drauf, E-Mails zu sichten, bevor die eigentliche Arbeit anfing. Heute kommt vieles schon vorsortiert rein, wir sehen sofort, was zu tun ist, und der Tag im Team ist spürbar ruhiger.

Makler-Team · SmartCircle Finanz

Operative Zeit wurde zu Umsatzzeit

Die Administration ist nicht verschwunden. Sie bestimmt aber nicht mehr den Tag. Das System lernt kontinuierlich mit: Mit jedem bearbeiteten Vorgang verbessert es Zuordnungen, Aufgabenlogiken und Vorschläge und passt sich an die Arbeitsweise des jeweiligen Maklers an.

Wir wollten wachsen, ohne für jeden Schwung neuer Kunden gleich neu einstellen zu müssen. Genau das gelingt uns jetzt: Das Team ist gleich groß geblieben, die frei gewordene Zeit steckt in Beratung und neue Mandate.

Pascal, Geschäftsführer, SmartCircle Finanz

Mehr Vertrieb und Beratung

+20 %

mehr Zeit für persönliche Kundenberatung und Neukundenakquise. Die gewonnene Zeit floss direkt in Beratung und Vertrieb.

Skalierung ohne proportionalen Personalaufbau

Früher ging Wachstum mit zusätzlichen Einstellungen einher. Heute basiert es auf höherer Effizienz pro Mitarbeiter. SmartCircle Finanz konnte das Geschäftsvolumen steigern, ohne die Teamgröße im gleichen Maße zu erhöhen. Das verbessert Wirtschaftlichkeit und Planbarkeit spürbar.