Fallstudie · Betrieb

Wie Versuro sein Backoffice mit Modus skaliert

Eine Fallstudie mit Versuro. Ein wachsendes Maklernetzwerk.

2 Std.

weniger Admin pro Tag

35 %

weniger Rückfragen im Team

25 %

mehr Zeit für Beratung

Branche

Digitaler Versicherungsmakler, Fokus Gewerbe

Größe

Wachsendes Netzwerk angebundener Makler

Im Einsatz

Modus, das KI-native Betriebssystem

Versuro wuchs schneller als das Backoffice

Versuro verbindet heute ein wachsendes Netzwerk angebundener Makler. Mit diesem Wachstum stieg die operative Last im Backoffice deutlich.

Das Wachstum war nie das Problem. Die operative Last dahinter schon. Mit dem Wachstum kamen die typischen Schmerzen:

steigende Serviceanfragen

fragmentierte Tools

manuelle Nachbearbeitung

wachsender Druck auf SLAs und Kundenzufriedenheit

80 %

der Arbeitszeit floss in Administration, nicht in Beratung oder Vertrieb.

Jede Nachricht durchlief denselben manuellen Ablauf

Pro Mitarbeiter gingen wöchentlich mehr als 1.000 eingehende E-Mails und mehr als 100 ausgehende Nachrichten ein.

Lesen

→

Verstehen

→

Zuordnen

→

ins MVP

→

Dokumentieren

Wachstum, mehr Admin, mehr Personal

Mehr Wachstum bedeutete automatisch mehr administrative Arbeit. Jede Aufgabe war unverzichtbar, schuf aber keine direkte Wertschöpfung und band Kapazität, die für Beratung und Vertrieb fehlte. Versuro stieß an eine klare Grenze.

Also setzte Versuro an der Wurzel an: drei strukturelle Hebel

Versuro stellte auf ein KI-natives Betriebssystem um: Modus. Die operative Steuerung bleibt vollständig beim Makler. Die KI trifft keine Entscheidungen. Sie strukturiert Informationen, bereitet Prozesse vor und unterstützt transparent und nachvollziehbar.

Universale Inbox

Alle eingehenden Informationen, ob E-Mails, Dokumente, WhatsApp-Nachrichten, Telefonnotizen, interne Chats oder Daten aus MVP, CRM und To-Do-Manager, laufen zentral zusammen, werden automatisch verstanden und in konkrete Aufgaben überführt. Policen, Schadenmeldungen oder Rückfragen landen direkt im richtigen Vorgang und im passenden Kundenkontext.

1,5 Std. weniger Backoffice pro Tag

Keine Prozessbrüche

Früher: E-Mail öffnen, Infos übertragen, ins MVP wechseln, Daten doppelt erfassen. Heute sind E-Mail, MVP und Plattform vollständig synchronisiert. Kein Systemwechsel, keine doppelte Datenerfassung, kein Informationsverlust. So entsteht ein durchgängiger Workflow.

Ein durchgängiger Workflow statt Systemwechsel

KI-gestützte Automatisierung

Automatisch generierte E-Mail-Entwürfe, intelligente Wiedervorlagen, kontextbasierte Erinnerungen, Vorprüfung von Dokumenten und die automatische Erstellung von Vorgängen und Aufgaben auf Basis erkannter Inhalte. Eingehende E-Mails werden direkt dem richtigen Kunden zugeordnet und als strukturierter Vorgang angelegt.

10 Min. weniger pro E-Mail, 8 Std. pro Monat

Ein echter Vorgang, Schritt für Schritt

Beispiel Adressänderung. Ein Vorgang, der in jedem Maklerbüro täglich anfällt und zeigt, was sich im Alltag konkret ändert.

Eingang · Kunden-E-Mail

„Guten Tag, wir sind umgezogen. Bitte aktualisieren Sie unsere Anschrift für alle laufenden Verträge. Neue Adresse: Musterstraße 12, 10115 Berlin."

Klassisch · vorher

5 bis 25 Min.

Mail lesen, Kunde im MVP suchen, betroffene Verträge heraussuchen, Anschrift in jedem Vertrag ändern, Bestätigung schreiben, Vorgang dokumentieren.

Mit Modus · heute

1 bis 2 Min.

Modus erkennt den Vorgangstyp Adressänderung und ordnet die Mail automatisch dem richtigen Kunden und seinen Verträgen zu.

Es legt einen strukturierten Vorgang mit Aufgabe, Zuständigkeit und Priorität an.

Es erstellt einen Antwortentwurf mit der neuen Anschrift. Der Mitarbeiter prüft und sendet.

Bei so vielen angebundenen Maklern war unser Vormittag früher vor allem Sortieren: wer will was, welcher Vorgang gehört wohin. Heute liegt das meiste schon zugeordnet vor, und niemand im Team fängt mehr bei jeder Mail von vorne an.

Backoffice-Team · Versuro

Operative Zeit wurde zu Umsatzzeit

Die Administration ist nicht verschwunden. Sie bestimmt aber nicht mehr den Tag. Das System lernt kontinuierlich mit: Mit jedem bearbeiteten Vorgang verbessert es Zuordnungen, Aufgabenlogiken und Vorschläge und passt sich an die Arbeitsweise des jeweiligen Maklers an.

Für uns ging es nie darum, einfach mehr Leute einzustellen, sondern dass jeder neue Makler nicht automatisch neue Handarbeit bedeutet. Heute betreuen wir mehr Partner mit demselben Team, und die Zeit, die wir gewinnen, steckt in den Ausbau des Netzwerks.

Johann, Mitgründer & Leiter Daten und IT, Versuro

Mehr Vertrieb und Beratung

+25 %

mehr Zeit für persönliche Kundenberatung und Neukundenakquise. Die gewonnene Zeit floss direkt in Beratung und Vertrieb.

Skalierung ohne proportionalen Personalaufbau

Früher ging Wachstum mit zusätzlichen Einstellungen einher. Heute basiert es auf höherer Effizienz pro Mitarbeiter. Versuro konnte das Geschäftsvolumen steigern, ohne die Teamgröße im gleichen Maße zu erhöhen.