KI-Kompetenzpflicht im Maklerbetrieb: Was nach der Änderung des AI Act jetzt gilt

Seit Juli 2026 muss Dein Maklerbetrieb kein bestimmtes KI-Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren.

Kurz gesagt: Art. 4 AI Act verlangt nach der Änderung Maßnahmen, die KI-Kompetenz im Betrieb unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss der Maklerbetrieb nicht garantieren. Der Betrieb sollte trotzdem dokumentieren, wer geschult wurde und wie Freigaben kontrolliert werden.

Was nach dem Digital Omnibus bei der KI-Schulungspflicht gilt

Der Digital Omnibus hat Art. 4 AI Act im Juli 2026 vollständig ersetzt. Viele Ratgeber im Netz beschreiben noch die frühere Fassung.

Die ursprüngliche Fassung galt seit 02.02.2025. Anbieter und Betreiber mussten Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen.

Seit der neuen Fassung zählt die Unterstützung der Kompetenzentwicklung. Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen treffen, die Mitarbeitende beim Umgang mit KI-Systemen befähigen.

Die neue Fassung gilt seit dem 27.07.2026. Grundlage ist die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 08.07.2026.

Der Text wurde am 24.07.2026 im Amtsblatt veröffentlicht. Er trat am dritten Tag nach Veröffentlichung in Kraft.

Art. 4 berücksichtigt vor allem Vorwissen, Schulung und den konkreten Einsatz. Auch die betroffenen Personen oder Gruppen sind einzubeziehen.

Für den Betrieb zählt vor allem, dass die Pflicht keine Garantie für ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen verlangt. Nach der Änderung liegt der Schwerpunkt auf angemessenen Maßnahmen im Betrieb.

Maklerbetriebe sollten weiterhin festhalten, welche KI-Anwendungen genutzt werden. Ebenso sollte erkennbar sein, wer wofür geschult wurde.

Die Kommission und die Mitgliedstaaten sollen Anbieter und Betreiber unterstützen, besonders KMU. Die Kommission veröffentlicht praktische Beispiele zur Erfüllung der Pflicht.

Ein Schulungskonzept sollte die tatsächlich genutzten Anwendungen und Freigabewege abdecken. Ein kurzer, konkreter Ansatz passt besser zum Makleralltag.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfe Deine konkrete Situation individuell, besonders bei besonderen Kundengruppen oder neuen KI-Einsatzbereichen.

Betrifft Art. 4 AI Act Deinen Maklerbetrieb?

Ein Maklerbetrieb, der KI-Anwendungen einsetzt, ist in der Regel Betreiber. Anbieter ist typischerweise derjenige, der ein KI-System in Verkehr bringt.

Betreiberpflichten treffen den Betrieb, wenn Mitarbeitende KI im Auftrag des Unternehmens nutzen. Das gilt auch bei einzelnen Funktionen in bestehenden Fachprogrammen.

Prüfe zuerst den konkreten Einsatz. Eine KI für Textentwürfe stellt andere Anforderungen als eine Anwendung, die Vertragsdaten auswertet.

Der Name der Anwendung reicht für die Einordnung nicht aus. Relevant sind die eingegebenen Daten und der vorgesehene fachliche Einsatz.

Ein einfacher Maßstab hilft im ersten Schritt. Je näher die KI an Kundendaten oder Beratung arbeitet, desto klarer müssen die Regeln sein.

Für Geschäftsführer einer GmbH kommt ein Organisationspunkt hinzu. Wer KI zulässt, sollte Zuständigkeiten und Freigaben festlegen.

Haftungsrisiken steigen vor allem, wenn Regeln fehlen oder Freigaben nicht nachvollziehbar sind. Das betrifft zivilrechtliche Sorgfalt und interne Kontrolle.

Die KI-Kompetenz-Pflicht gehört zur Betriebsorganisation, ähnlich wie Datenschutz und fachliche Qualitätssicherung. Sie sollte deshalb nicht allein bei einzelnen Mitarbeitenden liegen.

Was Du jetzt konkret prüfen solltest

Die Bestandsaufnahme ist der erste belastbare Schritt. Ohne Übersicht plant der Betrieb Schulungen, die am tatsächlichen Einsatz vorbeigehen.

Starte mit allen Anwendungen, die im Betrieb wirklich genutzt werden. Dazu gehören offizielle Systeme, Browser-Anwendungen und KI-Funktionen in bestehenden Fachprogrammen.

Erfasse auch Anwendungen, die einzelne Mitarbeitende selbst eingeführt haben. Gerade diese Nutzung bleibt oft unsichtbar, obwohl Kundendaten betroffen sein können.

Am Anfang reicht eine einfache Tabelle. Sie muss die wichtigsten Anwendungen, Datenarten und Freigaben erfassen.

1. Name der KI-Anwendung und verantwortliche Person im Betrieb.
2. Einsatzbereich, etwa Beratungsvorbereitung, Textentwurf, E-Mail-Sortierung, Angebot oder Kundenservice.
3. Eingesetzte Datenarten, besonders Kundendaten, Vertragsdaten, Gesundheitsdaten oder freie Texte.
4. Nutzergruppen, zum Beispiel Innendienst, Außendienst, Führung oder Auszubildende.
5. Ergebnis der KI, etwa Vorschlag, Zusammenfassung, Priorisierung oder vorbereiteter Vorgang.
6. Freigabeweg, besonders wer prüft und wann ein Ergebnis an Kunden geht.
7. Ablageort für Schulungsnachweise, Richtlinie und spätere Änderungen.

Ein fester Erfassungsstichtag reicht für den Start aus. Jede Führungskraft meldet bis dahin die KI-Nutzung im eigenen Bereich.

Frage die Führungskräfte, welche Anwendung ihr Team nutzt, um Texte, Daten oder Entscheidungen automatisch vorzubereiten. Führungskräfte benennen dadurch auch Anwendungen, die bisher nicht zentral erfasst wurden.

Prüfe auch, über welche Kanäle Kundendaten eingehen, etwa E-Mail, Kundenportal oder WhatsApp. Der Kanal beeinflusst Datenlage und Freigabeweg.

Der Überblick darf unvollständig starten. Er muss aktualisiert werden, sobald neue Anwendungen oder Einsatzbereiche hinzukommen.

Wie eine schlanke Schulung zur KI-Kompetenz aussehen kann

Die Schulung sollte sich nach der Rolle richten. Der Innendienst braucht andere Beispiele als der Außendienst oder die Geschäftsführung.

Plane zuerst ein gemeinsames Grundmodul. Danach folgen kurze Vertiefungen für Bereiche, die KI regelmäßig nutzen.

Das Grundmodul sollte den Zweck der KI-Verordnung erklären. Mitarbeitende müssen verstehen, warum Regeln bestehen und wann sie Hilfe holen sollen.

Danach legt der Betrieb fest, welche Anwendungen erlaubt sind. Zusätzlich muss klar sein, welche Ergebnisse vor der Nutzung geprüft werden.

Für Maklerbetriebe gehört fachliche Qualität in jedes Schulungskonzept. KI darf Beratung vorbereiten, während die fachliche Verantwortung beim Betrieb bleibt.

Ein praktikables Format muss nicht den ganzen Tag füllen. Entscheidend sind konkrete Vorgänge aus dem Makleralltag.

Teile die Beispiele nach Datenrisiko ein. Nutze Vorgänge ohne Kundendaten, Vorgänge mit Vertragsdaten und Vorgänge mit sensiblen Kundendaten.

Für jede Fallgruppe sollte feststehen, ob sie ohne Freigabe genutzt werden darf. Andere Fallgruppen brauchen Prüfung oder sind im eingesetzten System verboten.

Eine einfache Übung funktioniert ohne Modus. Zeige denselben Vorgang einmal mit anonymisierten Daten und einmal mit echten Kundendaten.

Die Gruppe entscheidet, welche Eingabe zulässig ist. Die Diskussion zeigt schneller, wo Mitarbeitende unsicher sind.

Für den Nachweis reicht eine schlanke Teilnehmerdokumentation. Sie sollte Datum, Thema und Teilnehmende enthalten. Die verantwortliche Person wird ebenfalls festgehalten.

Als Vorlage eignet sich eine kurze Bestätigung. Mitarbeitende nutzen nur freigegebene KI-Anwendungen ihres Bereichs, geben keine unzulässigen Kundendaten ein und prüfen Ergebnisse vor externer Verwendung.

Ergänze eine Wiederholungsregel. Neue Mitarbeitende erhalten die Schulung vor dem ersten produktiven Einsatz von KI-Anwendungen.

Eine Auffrischung ist nötig, wenn sich Einsatzbereiche oder Freigabewege ändern. Plane eine Auffrischung ein, wenn Mitarbeitende neue Datenarten in KI-Anwendungen nutzen.

Warum Dokumentation trotz Entschärfung sinnvoll bleibt

Mit einer Dokumentation kann der Betrieb später zeigen, welche Maßnahmen umgesetzt wurden. Nach der Änderung von Art. 4 sollte der Betrieb seine Maßnahmenakte sauber führen.

Art. 4 verlangt kein garantiertes Kompetenzniveau einzelner Personen. Ein Betrieb sollte trotzdem nachweisen können, welche Maßnahmen er getroffen hat.

Für zivilrechtliche Sorgfalt zählt, ob Regeln erkennbar und angemessen sind. Eine Schulung ohne Nachweis hilft im Streitfall wenig.

Für Geschäftsführer einer GmbH zählt zusätzlich die Organisation. Zuständigkeiten, Kontrollpunkte und Ablagen sollten nachvollziehbar sein.

Eine schlanke Nachweisakte reicht oft für den Anfang. Sie enthält Bestandsaufnahme, Richtlinie und Schulungsnachweise. Änderungen werden separat vermerkt.

Lege die Akte an einem Ort ab, den Führung und Innenrevision kennen. Verstreute Dateien in privaten Ordnern schwächen den Nachweis.

Prüfe außerdem, ob die Dokumentation konkrete Freigaben abbildet. Bei fachlichen Vorgängen sollte sichtbar bleiben, wer ein Ergebnis geprüft hat.

Schule die Regeln anhand echter Arbeitsabläufe. Halte anschließend im Vorgang fest, wer geprüft und freigegeben hat.

Modus bildet diesen Ablauf im Produkt ab. Jeder Schritt wird gegen echte Policen- und Falldaten geprüft, der Mitarbeiter behält die Freigabe.

Mitarbeitende prüfen vorbereitete Ergebnisse und geben sie danach frei. Die Verantwortung bleibt dort, wo fachliche Entscheidung und Außenwirkung entstehen.

Für Aufsicht und Innenrevision zählt später der Nachweis. Modus dokumentiert bearbeitete Vorgänge prüffähig, damit Freigaben und Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Transparenzpflicht für KI sauber von Schulung trennen

Die Transparenzpflicht für KI ist ein eigenes Thema. Sie sollte getrennt von der KI-Schulungspflicht bearbeitet werden.

Die Transparenzpflichten nach Art. 50 gelten ab 02.08.2026. Für Anbieter generativer KI mit Kennzeichnungspflicht nach Art. 50 Abs. 2 gilt eine Übergangsfrist von vier Monaten.

Die Frist betrifft Systeme, die vor dem 02.08.2026 in Verkehr gebracht wurden.

Für Maklerbetriebe ist die Trennung praktisch wichtig. Schulung betrifft die Kompetenz im Betrieb, Transparenz betrifft Hinweise gegenüber betroffenen Personen.

Trenne intern die Schulung von der Frage, wann Kunden einen Hinweis zur KI-Nutzung bekommen müssen. Beide Themen brauchen eigene Verantwortliche.

Ein einfacher Tipp hilft bei der Umsetzung. Markiere in Deiner Bestandsaufnahme jede KI-Anwendung mit einer Transparenzprüfung.

Die Markierung kann lauten: kein Hinweis nötig, Prüfung offen oder Hinweis verbindlich geregelt. Halte den Stand direkt neben der Anwendung fest.

Verantwortliche behalten offene Transparenzprüfungen direkt in der Bestandsaufnahme im Blick. Verantwortliche sehen sofort, wo noch Klärung nötig ist.

Besonders wichtig sind externe Kundenkontakte, etwa KI-gestützte Textentwürfe. Vor dem Versand muss klar sein, ob ein Hinweis nötig ist.

Die konkrete Pflicht muss im Einzelfall geprüft werden. Art. 50 ersetzt keine fachliche Bewertung des jeweiligen Einsatzes.

Muster für eine KI-Richtlinie im Maklerbetrieb

Eine KI-Richtlinie übersetzt die Bestandsaufnahme in klare Betriebsregeln. Sie sollte kurz genug sein, damit Mitarbeitende sie wirklich nutzen.

Die Richtlinie sollte nicht bei Grundsätzen stehen bleiben. Sie sollte Eingaben, Freigaben und Ablagen regeln.

Ein Muster für eine KI-Richtlinie kann diese Punkte enthalten:

1. Zweck der Richtlinie und Geltungsbereich im Maklerbetrieb.
2. Liste erlaubter KI-Anwendungen mit verantwortlicher Person.
3. Verbotene Eingaben, besonders unzulässige Kundendaten und unklare Datenquellen.
4. Regeln für anonymisierte oder pseudonymisierte Beispiele.
5. Rollen im Betrieb, etwa Anwender, fachliche Freigabe und Geschäftsführung.
6. Freigabewege für externe Kommunikation, Beratungsvorbereitung und Vertragsvorgänge.
7. Dokumentationspflichten für Schulungen, Ausnahmen und wesentliche Änderungen.
8. Kundentransparenz mit Verweis auf die getrennte Transparenzprüfung.
9. Vorgehen bei Unsicherheit, Fehlern oder unerwarteten KI-Ergebnissen.
10. Prüfintervall für Aktualisierung der Richtlinie.

Schreibe die Richtlinie in der Sprache des Betriebs. Mitarbeitende sollen im Zweifel schnell handeln können.

Eine mögliche Regel lautet: Kundendaten dürfen nur in freigegebenen Anwendungen genutzt werden, wenn der Vorgang das erlaubt.

Eine weitere Regel betrifft Freigaben. Inhalte mit Außenwirkung werden vor Versand fachlich geprüft, wenn KI an ihrer Erstellung beteiligt war.

Lege fest, an wen sich Mitarbeitende bei unsicheren Eingaben wenden. Die Antwort sollte eine Person oder Rolle nennen.

Ein allgemeiner Hinweis auf Datenschutz oder Geschäftsführung reicht im Alltag oft nicht. Mitarbeitende brauchen einen klaren Kontaktweg.

Aktualisiere die Richtlinie nach jeder wesentlichen Änderung. Neue Datenarten oder Freigabewege gehören in die Nachverfolgung.

Wo Modus in diese Ordnung passt

Modus passt zu Maklerbetrieben, die KI geregelt in ihre Vorgänge einbauen wollen. Der Einsatz wird über Vorgänge und Freigaben gesteuert.

Das Produkt wurde aus dem eigenen Maklerbetrieb der SureIn GmbH heraus gebaut. In diesem Betrieb arbeiten 3 bis 4 Personen.

Der Anspruch war deshalb von Beginn an praktisch. KI muss eingehende Arbeit strukturieren, fachliche Daten berücksichtigen und Freigaben sauber abbilden.

Modus ist das KI-native Betriebssystem für Versicherungsmakler. Es verbindet eingehende Vorgänge mit den nötigen Kundendaten und Freigaben.

Die Modus Inbox bündelt eingehende Arbeit. Module wie Produktivität, Angebot & Antrag, Beratung & Termine sowie Vertrag & Kundenservice greifen darauf zu.

Modus kann Arbeit zunächst als Copilot vorbereiten. Je nach Modul kann der Autopilot später ganze Vorgänge ausführen.

Der Autonomiegrad ist je Modul unterschiedlich. Mitarbeitende behalten die Freigabe, bevor Ergebnisse mit Außenwirkung genutzt werden.

Für die KI-Schulungspflicht ist dieser Aufbau relevant. Mitarbeitende üben den Umgang mit KI entlang der Vorgänge im Maklerbetrieb.

Für die Dokumentation zählt, dass Aufsicht und Innenrevision den Nachweis nachvollziehen können. Freigaben müssen im Vorgang sichtbar bleiben.

Für die Geschäftsführung zählt vor allem die Planbarkeit. Neue KI-Einsätze werden geprüft, bevor Mitarbeitende sie in Beratung oder Kundenservice nutzen.

Welche Fristen als Nächstes kommen

Die nächsten relevanten Fristen liegen bereits fest. Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III gelten ab 02.12.2027, nach Anhang I ab 02.08.2028.

Der Digital Omnibus hat diese Termine verschoben. Maklerbetriebe sollten ihren KI-Einsatz trotzdem jetzt ordnen.

Wer KI einführt, sollte zuerst klären, welche Vorgänge und Freigaben automatisiert werden dürfen. Der Beitrag warum Automatisierung ohne Struktur gefährlich ist vertieft diesen Punkt.

Bei der Einführung von KI führen unklare Rollen oft zu falschen Freigaben oder parallelen Arbeitsweisen. Der Artikel zu den häufigsten Fehlern beim KI-Onboarding im Maklerbetrieb liefert weitere Anhaltspunkte.

Achte bei KI-Systemen darauf, ob sie mit Vertragsdaten umgehen können. Freigaben sollten im Arbeitsablauf abgebildet sein. Eine produktbezogene Einordnung findest Du bei KI für Versicherungsmakler.

Was sich im Betrieb jetzt ändern sollte

Der Maklerbetrieb gewinnt Handlungssicherheit, wenn KI-Anwendungen, Rollen und Freigaben zusammenpassen. Seit der Änderung muss er kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren.

Wirtschaftlich hilft die Ordnung, weil Mitarbeitende weniger Zeit mit Rückfragen verlieren. Entscheidungen über neue KI-Einsätze werden schneller, weil Kriterien bereits feststehen.

Für Mitarbeitende wird der Arbeitstag klarer. Sie wissen, welche Anwendungen sie nutzen dürfen und wann sie eine fachliche Freigabe brauchen.

Führungskräfte können im Prüfungsfall zeigen, welche Regeln gelten und wie Freigaben dokumentiert werden.

Häufige Fragen

Gibt es nach der Änderung noch eine KI-Schulungspflicht?

Art. 4 gilt weiter und verlangt Maßnahmen zur Unterstützung von KI-Kompetenz. Die neue Fassung verlangt keine Garantie für ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen.

Was bedeutet die KI-Verordnung für Versicherungsmakler?

Ein Maklerbetrieb ist beim Einsatz von KI-Anwendungen in der Regel Betreiber. Er sollte geeignete Kompetenzmaßnahmen unterstützen und den Einsatzkontext der jeweiligen Anwendung berücksichtigen.

Was muss eine Schulung zur KI-Kompetenz im Maklerbetrieb enthalten?

Eine sinnvolle Schulung erklärt erlaubte Anwendungen, verbotene Eingaben und Freigaben. Ein Beispiel aus der Beratung macht die Regeln greifbar.

Wie dokumentiere ich die KI-Kompetenz-Pflicht richtig?

Ein schlanker Nachweis enthält die genutzten KI-Anwendungen, die Schulungsunterlagen und die Teilnehmenden. Ergänze Änderungsvermerke, wenn neue Einsatzbereiche hinzukommen.

Brauche ich ein Muster für eine KI-Richtlinie im Maklerbetrieb?

Eine Richtlinie ist sinnvoll, weil Mitarbeitende darin nachlesen können, welche Anwendungen erlaubt sind. Sie sollte auch regeln, wann Freigaben nötig sind.

Welche Transparenzpflicht für KI gilt ab 02.08.2026?

Die Transparenzpflichten nach Art. 50 gelten ab 02.08.2026. Die konkrete Anwendung muss im Einzelfall geprüft werden, getrennt von Art. 4.